Recibos Verdes: como preencher e emitir?

És trabalhador independente e ainda tens dúvidas sobre como preencher recibos verdes? Fica a saber que houve várias alterações implementadas nos últimos anos. Descobre tudo neste artigo.

Houve mudanças ao nível do limite de isenção, terminaram os escalões, a taxa contributiva diminuiu e passou a ser obrigatório o preenchimento de uma declaração de rendimentos trimestral, entre outras alterações.

O que são recibos verdes?

A principal diferença entre um recibo verdade e um contrato de trabalho é que um recibo verde é a forma como um trabalhador independente consegue faturar os serviços prestados a um determinado cliente. Trata-se essencialmente de um comprovativo que certifica, para fins fiscais, que houve um recebimento de um valor em troca da prestação de um serviço ou da venda de um determinado produto. Já num contrato de trabalho existe, como o nome indica, um contrato com uma entidade empregadora e é garantido um salário fixo e subsídios.

Para passares recibos verdes, precisas de abrir atividade nas Finanças, seja presencialmente ou online através do Portal das Finanças. Nesse registo, terás de indicar o código de atividade económica (CAE) em que te inseres, dependendo da atividade que praticas enquanto trabalhador independente.

Existem três tipos de recibos verdes que poderás passar em circunstâncias diferentes:

• Fatura: quando prestaste um serviço mas ainda não foste pago;

• Recibo: se recebeste o valor de uma fatura já emitida;

• Fatura-recibo: no caso de seres pago no momento exato quando termina o serviço prestado ou vendeste um certo produto.

Quanto desconta um trabalhador a recibos verdes?

Existem três grandes encargos com os quais tens de lidar se trabalhares por recibos verdes: Segurança Social, IRS e, eventualmente, IVA.

Segurança Social

Trabalhadores independentes têm de contribuir para a Segurança Social. Só estás isento do pagamento de Segurança Social se estiveres nos primeiros 12 meses de atividade. Depois desse período, o pagamento é obrigatório e calculado com base no rendimento relevante. O valor é atualizado trimestralmente, de acordo com as declarações que entregas no portal da Segurança Social Direta.

A taxa aplicada a trabalhadores independentes é de 21,4% sobre o rendimento. Neste caso se emitires um recibo no valor de 1.000 euros e o teu valor relevante for 700 euros, o desconto à Segurança Social será de cerca de 149,80 euros.

IRS

O IRS aplica-se a trabalhadores independentes tal como a quem tem contrato. Se faturas mais de 13.500 euros por ano, és obrigado a fazer retenção na fonte e o cliente já te desconta uma parte do IRS no momento em que te paga. Se estiveres abaixo deste valor, podes estar isento.

IVA

Nem todos os trabalhadores a recibos verdes têm de cobrar IVA. Tudo depende do volume de negócios anual e do tipo de atividade. Se faturares menos de 14.500 euros por ano, não tens de cobrar IVA aos clientes.

Se ultrapassares os 14.500 euros anuais, és automaticamente enquadrado no regime normal e tens de começar a cobrar IVA, normalmente 23%, mas pode ser 13% ou 6% em atividades específicas.

Como funciona na prática? Emitiste um recibo de 1000 euros de honorários. Se tens de cobrar IVA a 23%, vais passar a fatura de 1.230 euros (1.000 euros + 230 euros de IVA). O cliente paga-te os 1.230 euros. Depois, na declaração periódica de IVA, entregas os 230 euros ao Estado.

Como funciona o primeiro ano de recibos verdes?

Se vais começar agora a trabalhar a recibos verdes, o primeiro ano é um pouco diferente, principalmente em relação à Segurança Social.

Durante os primeiros 12 meses de atividade, estás isento de contribuições para a Segurança Social. Isto significa que não tens de pagar a taxa de 21,4% logo desde o início. A ideia é dar-te algum fôlego para arrancares a tua atividade sem logo teres este encargo mensal.

Relativamente ao IRS, não tens nenhuma isenção. Se já ultrapassares os 13.500 euros/ano, tens de fazer retenção na fonte. Se não ultrapassares, podes estar dispensado de retenção, mas vais acertar contas no IRS anual. Quanto ao IVA, aplica-se a mesma regra dos 14.500 euros/ano. Se faturares menos do que isso, ficas isento.

Como preencher recibos verdes?

É possível preencher recibos verdes de forma rápida e cómoda através da Internet, no Portal das Finanças.

Existem algumas novidades. Se prestares vários serviços com taxas de IVA diferentes, já os podes faturar todos no mesmo documentos. Também podes criar fichas de cliente e fichas de produtos de serviços.

A ficha de cliente permite-te guardar os dados de um cliente para o qual emitas faturas regularmente e evitas que seja necessário estar sempre a preenchê-los. A ficha de produtos e serviços adota a mesma lógica, só que neste caso é para faturas que emitas frequentemente para o mesmo tipo de serviços ou produtos.

Segue os passos abaixo para saberes como preencher recibos verdes.

1. Aceder ao Portal

O primeiro passo para preencher recibos verdes é aceder ao Portal das Finanças através do website e efetuar login. No canto superior direito, encontras a opção “Iniciar Sessão” e, ao clicar, ser-te-á solicitado o teu número de contribuinte e a senha de acesso.

Caso seja a primeira vez que acedes ao Portal, terás de escolher a opção “Registar-se”. Após proceder ao registo, ser-te-á enviada uma senha de acesso por correio.

2. Emitir recibos verdes

Após iniciares sessão, serás encaminhado para a página principal do Portal. Escolhe a opção “Cidadãos”, depois “Serviços” e, de seguida, “Obter”. Irá aparecer uma categoria em que constam “Recibos Verdes Eletrónicos” e, em baixo, escolhe a opção “Emitir”. No Emitir poderás escolher entre a emissão da fatura, recibo de um fatura já emitida e, agora com esta novidade, as fichas de clientes ou de produtos e serviços.

3. Preencher recibos verdes

Será apresentado um formulário, que terás de preencher com os teus dados. Alguns campos já estarão preenchidos, mas, deves sempre confirmar a informação. Outros dados, tais como informação relativa à entidade à qual prestaste serviços, têm de ser adicionados. Caso já tenhas a Ficha de Clientes preenchida, basta clicares em "Procurar" na lista de clientes e selecionar o cliente para o qual procura emitir a fatura.

4. Concluir emissão da Fatura-Recibo

Após concluíres o preenchimento dos dados solicitados no formulário, já podes emitir o recibo verde.

5. Preencher Fichas de Clientes ou de Produtos e Serviços

É muito simples. O primeiro passo é clicar no “Adicionar”, preencher os campos NIF, nome, país e morada e em seguida "Guardar”. Para consultares a lista de todos os clientes guardados basta acederes à página “Gerir Clientes”. O processo dos produtos e serviços é semelhante e em ambos poderás alterar o estado da ficha para ativa ou inativa.

Alguns aspetos a ter em conta ao preencher recibos verdes

Antes de preencher recibos verdes, informa-te da tua situação relativamente ao regime de IVA que tens que selecionar, à base de incidência de IRS e acerca da retenção na fonte para garantir que toda a informação é devidamente enviada.

É importante que, no fim do preenchimento, releias o formulário com calma e te certifiques de que toda a informação que colocaste está correta antes da sua emissão.

Que regras foram implementadas nos últimos anos?

1. Obrigação declarativa passou a ser trimestral

Se és trabalhador a recibos verdes, importa saber que, desde 2019, com o novo regime de descontos para a Segurança Social, a declaração de rendimentos tem de ser apresentada trimestralmente. Até 2018, esta declaração, na qual constam a produção e venda de bens e prestação de serviços, era apresentada anualmente.

A declaração trimestral permite que a Segurança Social apure o rendimento relevante e a base de incidência para os próximos três meses.

Nesta declaração o trabalhador pode ainda pedir que o rendimento seja 25% inferior ou superior ao apurado, ajustando o montante de pagamento da contribuição.

Toma nota das datas em que terás que entregar as declarações:

• Último dia de abril: declaração referente aos rendimentos obtidos durante os meses de janeiro, fevereiro e março;

• Último dia de julho: declaração referente aos rendimentos obtidos durante os meses de abril, maio e junho;

• Último dia de outubro: declaração referente aos rendimentos obtidos durante os meses de julho, agosto e setembro;

• Último dia de janeiro: declaração referente aos rendimentos obtidos durante os meses de outubro, novembro e dezembro.

Quem não é obrigado a declarar trimestralmente?

Não precisas de submeter a declaração trimestral se fores trabalhador independente no primeiro ano de atividade, se acumulares com um trabalho por conta de outrem ou se fores pensionista com uma atividade aberta mas com valores tributados baixos. Também titulares com baixos rendimentos (inferior a 6 vezes o IAS/ano) e atos isolados.

2. Limite de isenção para quem acumula trabalho independente com dependente

Outra alteração registada no regime para trabalhadores a recibos verdes reside no limite de isenção da contribuição para a Segurança Social.

Até recentemente, os trabalhadores que acumulassem trabalho dependente com independente estavam isentos desta obrigação. No entanto, as novas regras estipulam que apenas estão isentos os trabalhadores que obtenham um rendimento relevante mensal médio inferior a quatro vezes o IAS (Indexante dos Apoios Sociais), ou seja, inferior a 2.090 euros em 2025.

Para usufruíres desta isenção, tens que:

• Prestar as atividades independentes e dependentes a entidades empregadoras diferentes;

• Descontar para um regime de proteção social que cubra os direitos sociais dos trabalhadores;

• Obter rendimentos mensais pelo trabalho dependente iguais ou superiores a uma vez o valor do IAS (522,50 euros).

Se não cumprires os requisitos acima mencionados, não estarás isento, pelo que a taxa contributiva será aplicada ao valor que exceder quatro vezes o valor do IAS (2.090 euros em 2025).

3. Diminuição da taxa contributiva

Em 2019, a taxa contributiva dos trabalhadores independentes desceu de 29,6% para 21,4%.

No caso de empresários em nome individual e de titulares de estabelecimento individual e de responsabilidade limitada, a taxa sofre uma descida de 34,75% para 25,17%.

A taxa para produtores agrícolas com rendimentos exclusivos da atividade agrícola deixou de existir.

4. Alteração da base de incidência

Esta foi uma das principais alterações no novo regime de descontos para a Segurança Social. O rendimento relevante passou a ser determinado com base nos descontos obtidos nos três meses anteriores, ao invés de ter base nos rendimentos anuais relevantes, como era antes de 2019.

O apuramento do rendimento relevante considera:

• 70% do valor total, no caso de prestadores de serviços;

• 20% do valor total, para produtores e vendedores de bens;

• 20% do valor total, no caso de prestação de serviços no âmbito de hotelaria, restauração e bebidas.

A base de incidência corresponde a 1/3 do rendimento relevante apurado em cada período declarativo, ou seja, em cada trimestre. É sobre este montante que será aplicada a taxa contributiva e terás que ter isto em consideração no momento de preencher recibos verdes.

Face aos descontos em 2021, no momento da declaração trimestral, o trabalhador independente pode optar pela fixação de um rendimento superior ou inferior até 25% àquele que resultar dos valores declarados.

5. Implementação de um valor mínimo de contribuição

O novo regime trouxe ainda a implementação de um valor mínimo de contribuição mensal correspondente a 20 euros.

Desta forma, é assegurada a proteção social nas situações em que os trabalhadores independentes estejam sem rendimentos por certo período de tempo.

A contribuição mensal deve ser paga mesmo quando não há rendimentos no período declarativo.

6. Prazo de pagamento encurtado

O pagamento passou a ser efetuado entre os dias 10 e 20 do mês seguinte àquele a que se refere. Ou seja, por exemplo, a contribuição de março tem de ser paga entre os dias 10 e 20 de abril.

Perguntas Frequentes

1. Qual o valor máximo de recibos verdes?

Na prática, não existe um valor máximo de faturação em recibos verdes. Podes emitir todos os recibos que quiseres e não há um teto legal que limite os teus rendimentos como trabalhador independente. O que muda com o valor que faturas são as tuas obrigações fiscais e contributivas.

2. Quem trabalha a recibos verdes tem direito a férias?

Se trabalhas a recibos verdes, a verdade é que não tens direito a férias pagas, ao contrário de quem tem um contrato de trabalho por conta de outrem. Como trabalhador independente, és tu que geres o teu tempo e decides quando podes parar. Algumas pessoas optam por contratar seguros de proteção de rendimento ou por criar um fundo de emergência.

3. Quem trabalha a recibos verdes tem direito à reforma?

Sim, quem trabalha a recibos verdes também tem direito à reforma, desde que faça os descontos obrigatórios para a Segurança Social. O que distingue de um trabalhar por conta de outrem é que desconta sobre 100% do salário e quem trabalha a recibos verdes desconta apenas sobre o rendimento relevante (por norma, 70% do valor faturado).

Isso significa que, em muitos casos, os trabalhadores independentes acabam por ter uma reforma mais baixa, porque descontam sobre uma base inferior.

4. Quem passa recibos verdes tem direito a subsídio de desemprego?

De forma geral, quem trabalha a recibos verdes não tem direito ao subsídio de desemprego “normal”. Mas existe uma alternativa específica para trabalhadores independentes: o subsídio por cessação de atividade. É um apoio financeiro atribuído pela Segurança Social a trabalhadores independentes dependentes economicamente de uma só entidade contratante.

Para ter acesso, existem alguns requisitos a cumprir como ter feito descontos regulares para a Segurança Social, ter pelo menos 2 anos de atividade independente com descontos nos últimos 4 anos, provar a cessação involuntária da atividade (não pode ser uma decisão tua) e ter pelo menos 80% do teu rendimento relevante deve ter vindo de uma só entidade.

O valor do apoio é calculado de forma semelhante ao subsídio de desemprego normal, tendo em conta os rendimentos declarados. Se trabalhares com vários clientes sem dependência de apenas um, então não tens direito ao subsídio de desemprego.