Regime simplificado ou contabilidade organizada?

Se trabalhas por conta própria, gerir bem o teu dinheiro é fundamental para garantires que os teus rendimentos compensam o esforço. Escolher o regime de contabilidade certo pode fazer toda a diferença na tua carga fiscal e na forma como controlas os teus ganhos e despesas. Em alguns casos, essa escolha deixa de ser uma opção e passa a ser uma obrigação, dependendo da natureza da tua atividade e do volume de negócios.

Enquanto alguns optam por uma abordagem mais simples e com menos burocracia, outros necessitam de um maior controlo financeiro e da possibilidade de deduzir mais custos. E é aí que surge a grande questão: qual o regime mais adequado à tua realidade?

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Quando fores abrir a tua atividade nas Finanças, é essencial que antecipes os rendimentos e despesas que terás ao longo do ano. Com base nesses dados, poderás escolher o regime mais adequado, seja ele de contabilidade organizada ou simplificada, bem como o regime de IVA.

Independentemente do caminho que sigas, é essencial perceber as diferenças entre os dois regimes e saber quando faz sentido optar por cada um. Afinal, tomar decisões financeiras informadas é o primeiro passo para uma gestão tranquila e eficiente.

Descobre as diferenças entre ambos

A escolha entre regime simplificado e contabilidade organizada depende de vários fatores:

• Tipo de atividade

• Volume de negócios

• Volume de despesas

• Regras fiscais em vigor

• Expectativas de crescimento

• Cumprimento de obrigações fiscais

Regime simplificado: o que preciso de saber?

No regime simplificado, o cálculo dos impostos é feito com base em percentagens dos teus rendimentos, utilizando coeficientes predefinidos pela Autoridade Tributária. Ou seja, o Estado assume que uma parte do teu rendimento é lucro e outra corresponde a despesas relacionadas com a atividade, sem a necessidade de justificar todas as despesas. Contudo, isso também limita a dedução de custos reais.

Segundo o artigo 28.º do Código do IRS, “ficam abrangidos pelo regime simplificado os sujeitos passivos que, no exercício da sua atividade, não tenham ultrapassado no período de tributação imediatamente anterior um montante anual ilíquido de rendimentos desta categoria de 200.000 euros.”

Os coeficientes aplicáveis dependem do tipo de atividade que exerces. De acordo com o artigo 31.º do Código do IRS, os principais coeficientes são:

• 75% para atividades comerciais e industriais (25% do rendimento são despesas);

• 35% para atividades profissionais (exemplo: advogados, arquitetos, consultores – 65% do rendimento são despesas);

• 10% para rendimentos de alojamento local em empreendimentos turísticos;

• 15% para outros rendimentos de alojamento local;

• 95% para subsídios ou subvenções não destinados à exploração da atividade.

Exemplo prático:

Imagina que serias um designer gráfico e ganharias 30.000 euros de rendimento bruto durante o ano. No regime simplificado, a Autoridade Tributária iria assumir que uma parte do teu rendimento corresponderia a despesas associadas à tua atividade, sem que precisasses de comprovar cada gasto.

Por exemplo, se a tua atividade fosse considerada de "serviços", o coeficiente aplicável seria de 75% (o que significaria que 75% do teu rendimento seria considerado como lucro).

Então, o cálculo seria o seguinte:

• Rendimento bruto: 30.000 euros

• Despesas presumidas (25% de 30.000€): 7.500 euros

• Rendimento tributável: 30.000 euros - 7.500 euros = 22.500 euros

Com base neste rendimento tributável de 22.500 euros, aplicar-se-ia o imposto de acordo com as taxas do IRS. No entanto, é importante notar que, apesar de ser mais simples, o regime simplificado não permitiria que deduzisses despesas reais, como a renda do escritório ou outras despesas específicas, o que poderia resultar em impostos mais altos se tivesses muitas despesas associadas à atividade.

O que caracteriza a contabilidade organizada?

A contabilidade organizada exige que registes todas as tuas receitas e despesas de forma detalhada, com a obrigação de submeter os documentos fiscais correspondentes e contar com o acompanhamento de um contabilista certificado. Este regime é mais burocrático e requer um controle mais rigoroso, mas oferece a vantagem de te permitir deduzir uma maior parte das tuas despesas. Os impostos são calculados com base nos teus rendimentos reais, permitindo-te deduzir todas as despesas diretamente relacionadas com a tua atividade.

Contudo, existem algumas obrigações extra a cumprir:

• Ter um contabilista certificado para tratar da tua contabilidade e garantir o cumprimento das obrigações fiscais;

• Registar todas as receitas e despesas de forma detalhada;

• Emitir e organizar faturas e documentos fiscais;

• Preencher declarações fiscais mais complexas.

Apesar da maior exigência burocrática, este regime pode ser vantajoso para quem tem muitas despesas associadas à atividade, pois permite deduzir custos como:

• Renda do escritório ou espaço comercial;

• Faturas de eletricidade, água e internet do local de trabalho;

• Materiais e equipamentos necessários para o negócio;

• Salários de eventuais funcionários;

• Viagens e deslocações diretamente relacionadas com a atividade.

Se tens um volume de negócios mais elevado ou despesas consideráveis, a contabilidade organizada pode permitir-te reduzir a tua fatura fiscal e pagar apenas sobre o lucro real da tua atividade, em vez de uma estimativa como no regime simplificado.

Exemplo prático:

Agora imagina que serias consultor financeiro e, no decorrer do ano, terias 10.000 euros em rendimentos, mas também 5.000 euros em despesas reais relacionadas com a tua atividade, como deslocações, consultoria de software, publicidade, entre outras. Com contabilidade organizada, como o teu contador registaria todas as tuas despesas detalhadamente, estas poderiam ser deduzidas diretamente ao teu rendimento para reduzir a base tributável.

Aqui vai o cálculo:

• Rendimento bruto: 10.000 euros

• Despesas reais (5.000€): 5.000 euros

• Rendimento tributável: 10.000 euros - 5.000 euros = 5.000 euros

Com um rendimento tributável de 5.000 euros, o imposto seria calculado de acordo com as taxas do IRS, o que poderia resultar numa fatura fiscal significativamente mais baixa do que no regime simplificado, já que as tuas despesas reais seriam deduzidas.

Afinal, quando compensa ter contabilidade organizada?

Optar por contabilidade organizada pode ser vantajoso em algumas situações. Se a tua atividade envolve despesas significativas ou se tens várias fontes de rendimento, a contabilidade organizada pode ser a melhor escolha. Isto porque, ao teres um registo detalhado de todas as tuas despesas, poderás deduzir mais valores ao teu rendimento tributável e, assim, pagar menos impostos.

Outro cenário onde pode compensar ter contabilidade organizada é se o volume de negócios for elevado. Neste caso, a opção pela contabilidade organizada pode ajudar a controlar melhor o fluxo financeiro da tua empresa, garantindo que todas as receitas e despesas sejam corretamente registadas. Além disso, ela permite uma gestão mais eficaz dos tributos a pagar e pode ajudar a evitar surpresas na hora de preencher as declarações fiscais, assegurando que tudo esteja em conformidade com as exigências da Autoridade Tributária.

A contabilidade organizada também pode ser uma excelente escolha se, além de uma maior complexidade fiscal, a tua empresa procura financiamento bancário ou investidores. Ter um acompanhamento profissional e uma contabilidade detalhada demonstra maior credibilidade e facilita a apresentação dos resultados financeiros de forma clara.

Quando é obrigatório ter contabilidade organizada?

Em algumas situações, a contabilidade organizada torna-se obrigatória. De acordo com o artigo 31.º do Código do IRS, é necessário passar para este regime quando o volume de negócios anual ultrapassar os 200.000 euros ou quando o valor das despesas anuais exceder os 150.000 euros.

A escolha inteligente para a tua carteira

Tomar decisões financeiras pode parecer complicado, mas com a informação certa tudo fica mais simples. Seja no regime simplificado ou na contabilidade organizada, o mais importante é escolher o regime que melhor se adapta à tua realidade.

Se tens poucas despesas, o regime simplificado pode ser suficiente. Mas, se o teu volume de negócios ou custos forem elevados, a contabilidade organizada é a melhor opção para pagar menos impostos e ter controlo financeiro. Em alguns casos, a escolha é obrigatória!

Lembra-te de que, além de escolher o regime adequado, é fundamental manteres-te informado sobre as tuas obrigações fiscais para evitar surpresas no futuro.

No ComparaJá.pt, estamos aqui para te ajudar a simplificar as tuas decisões financeiras.