Certidão permanente comercial: como pedir e quanto custa

Quem tem uma empresa mais cedo ou mais tarde vai precisar de provar oficialmente que ela existe, quem são os sócios e quem a pode representar. É exatamente isso que faz a certidão permanente comercial: um documento eletrónico, oficial e sempre atualizado, que substitui as antigas certidões em papel do registo comercial. Neste artigo explicamos o que é, para que serve, quanto custa consoante a validade e o passo a passo para a pedir e consultar online.

O que é a certidão permanente comercial?

A certidão permanente comercial, ou certidão permanente de registo comercial, é a reprodução eletrónica e oficial de toda a informação registada sobre uma sociedade ou entidade comercial. Inclui dados como a denominação, o NIPC, a sede, o objeto social, o capital social, a identidade dos sócios e gerentes, a forma de obrigar a sociedade e todos os registos e alterações que tenham sido feitos ao longo do tempo.

O que a torna prática é o conceito de permanente: em vez de um papel que fica desatualizado no dia seguinte, recebes um código de acesso que te permite consultar a informação online a qualquer hora, com a garantia de que está sempre atualizada durante o período de validade que escolheres. A entidade responsável é o Instituto dos Registos e do Notariado. Se quiseres perceber melhor o universo de serviços do registo, vê o que é o IRN e quais os seus serviços.

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Para que serve e quando vou precisar dela

A certidão permanente comercial é pedida em muitas situações do dia a dia de uma empresa, normalmente por terceiros que precisam de confirmar que a sociedade existe e quem a representa:

• Abertura de uma conta empresarial num banco, que exige sempre a certidão para validar os representantes legais.

• Pedidos de crédito para empresas ou de financiamento, em que o banco analisa a estrutura societária.

• Assinatura de contratos comerciais, de arrendamento ou de fornecimento.

• Participação em concursos públicos e candidaturas a apoios e fundos.

• Escrituras, atos notariais e operações imobiliárias em nome da empresa.

• Soluções de tesouraria como o confirming, em que o financiador precisa de verificar a empresa.

Para um empresário em nome individual sem sociedade constituída, a lógica é diferente, mas qualquer sociedade comercial tem registo comercial e, por isso, certidão permanente.

Quanto custa a certidão permanente comercial?

O preço depende do tipo de certidão e do período de validade que escolheres (1, 2, 3 ou 4 anos). Há três modalidades principais:

Os valores para 2 e 3 anos de validade situam-se entre estes limites; podes confirmar a tabela completa no momento do pedido. Um ponto importante: pagas uma única vez no pedido e, durante toda a validade, a consulta da certidão com o código de acesso é gratuita e ilimitada. Por isso, escolher uma validade mais longa costuma compensar para empresas que precisam de apresentar a certidão com frequência.

A certidão de registo simples (25 euros por um ano) é a mais usada e suficiente para a maioria das situações; a versão com documentos só é necessária quando precisas também das peças que sustentam os registos.

Como pedir a certidão permanente comercial passo a passo?

O pedido é totalmente online e faz-se no portal eportugal.gov.pt, na área Empresa Online. O processo é simples:

• Acede ao portal eportugal.gov.pt e procura o serviço de pedido de certidão permanente de registo comercial.

• Autentica-te com Cartão de Cidadão e leitor, com a Chave Móvel Digital ou com as credenciais de acesso.

• Identifica a empresa pelo NIPC (número de pessoa coletiva).

• Escolhe o tipo de certidão e o período de validade (1 a 4 anos).

• Efetua o pagamento (cartão, Multibanco ou MB Way, consoante as opções disponíveis).

• Após a confirmação do pagamento, recebes um código de acesso que dá entrada à certidão online.

Como consultar a certidão com o código de acesso?

Depois de teres o código, consultar a certidão é simples e gratuito. Basta aceder novamente à área Empresa Online no portal gov.pt, introduzir o código de acesso e a certidão abre atualizada, refletindo todos os registos em vigor no momento da consulta.

Isto significa que, ao contrário do papel, a informação nunca fica obsoleta dentro do prazo de validade. Quando partilhas o código com um banco ou notário, essa entidade vê exatamente a mesma informação que tu, sempre atual. Se a empresa fizer alterações ao registo (mudança de gerência, aumento de capital, alteração de sede), a certidão reflete-as automaticamente na consulta seguinte.

Certidão comercial, certidão predial e certidão de teor: não confundir

É comum baralhar estas certidões, mas cada uma serve um fim diferente:

• Certidão permanente comercial: respeita ao registo comercial, ou seja, a empresas e sociedades. É a que descrevemos neste guia.

• Certidão permanente predial: respeita ao registo predial, isto é, a imóveis. Se precisas de provar a situação registal de uma casa ou terreno, é esta que pedes. Vê como funciona no guia do Predial Online.

• Certidão de teor: é uma cópia de um ato ou documento específico arquivado, e pode ser predial, comercial ou de outro tipo. Sabe mais sobre a certidão de teor.

Resumindo: se o assunto é uma empresa, é a comercial; se é um imóvel, é a predial. Trocar uma pela outra é um erro frequente que atrasa processos de financiamento e abertura de contas.

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Validade, renovação e dicas finais

A certidão permanente comercial é válida durante o período que escolheste (1 a 4 anos) a contar da data do pedido. Quando expira, deixa de ser consultável e tens de pedir uma nova, com novo pagamento. Algumas dicas para tirar o máximo partido:

• Se és gestor de uma empresa ativa que apresenta a certidão com frequência (bancos, fornecedores, concursos), uma validade de 2 a 4 anos sai mais barata do que pedir várias certidões de 1 ano.

• Mantém o código de acesso guardado num local seguro e partilha-o apenas com entidades de confiança.

• Antes de submeteres candidaturas a apoios ou pedidos de financiamento, confirma que tens uma certidão válida, porque é dos documentos mais pedidos.

• Para quem está a abrir uma empresa através da Empresa na Hora, a certidão permanente fica disponível logo após a constituição, muitas vezes com um período inicial já incluído.